Vérification des visites virtuelles FAQ

La liste des solutions vérifiées est mise à la disposition des fournisseurs de services de santé pour éclairer leurs décisions concernant la sélection et l'acquisition de la solution de soins virtuels la plus appropriée à leur pratique. Les fournisseurs de services de santé qui utilisent une solution vérifiée par Santé Ontario bénéficieront des avantages suivants :

• Sélection en confiance d'une solution qui répond aux exigences provinciales en matière de protection de la vie privée, de sécurité, d'interopérabilité et d'accessibilité, et qui s'aligne sur les priorités provinciales telles que les normes d'échange d'informations numériques sur la santé
• Protection des renseignements personnels sur la santé (RPS) des patients
• Harmonisation avec les initiatives provinciales dans le cadre desquelles l'utilisation d'une solution de visite virtuelle vérifiée par Santé Ontario est une recommandation ou une exigence

La portée du programme est limitée à la vidéo et à la messagerie sécurisée. Les fournisseurs de solutions peuvent s'inscrire pour être vérifiés pour la vidéo, la messagerie sécurisée ou à la fois pour la vidéo et la messagerie sécurisée.

Les fournisseurs de solutions peuvent à tout moment soumettre une demande de vérification. Toutefois, dans les cas où les fournisseurs de solutions se sont retirés du programme, ils ne peuvent présenter une nouvelle demande de vérification que six mois au plus à compter de la date de leur retrait. Les fournisseurs de solutions sont tenus de maintenir leur conformité pour conserver leur statut dans le programme.

Les solutions en cours de retrait du programme continueront d'être répertoriées sur la liste des solutions vérifiées pendant 60 jours précédant leur retrait, afin que les fournisseurs de services de santé puissent, s'ils le souhaitent, opter pour une autre solution vérifiée par Santé Ontario. Une fois qu'une solution est placée sur la liste des solutions retirées, elle n'est plus considérée comme une solution vérifiée par Santé Ontario. Les solutions retirées sont maintenues sur la liste des solutions retirées pendant une période de six mois.

Les solutions doivent faire l'objet d'un test de validation et soumettre des documents de justification afin de répondre aux exigences du programme. OntarioMD assure la fonction de test de validation, qui commence par une séance d'orientation et un partage d'informations sur le processus de validation. La validation comprend la mise à l'essai des fonctionnalités et la collecte de la documentation requise (c.-à-d. les certifications, les journaux de vérification, les tableaux de données, etc.) Les fournisseurs de solutions qui proposent plus d'une solution devront valider chaque solution indépendamment et chaque solution sera répertoriée séparément sur la liste des solutions vérifiées.

La vérification ne remplace pas l'approvisionnement. Les fournisseurs de services de santé (acheteurs) sont tenus de respecter les exigences législatives et les exigences d'approvisionnement du secteur public qui leur sont applicables.

Le fournisseur de solutions a la responsabilité d'informer Santé Ontario de toute modification apportée à sa solution susceptible d'avoir une incidence sur sa capacité à satisfaire à toutes les exigences obligatoires.

Les fournisseurs de services de santé devraient encourager leurs fournisseurs de solutions à visiter le site Web de Santé Ontario à l'adresse Norme de vérification des visites virtuelles où des informations sur le programme sont publiées. Si vous êtes un fournisseur de services de santé qui participe à un projet pilote, un projet ou un programme novateur, nous vous encourageons à envoyer un courriel à verification@ontariohealth.ca pour organiser une réunion afin de discuter des options disponibles pour vérifier votre solution.

Oui. Les exigences évolueront au fil du temps. Santé Ontario publiera des versions mises à jour de la norme sur Norme de vérification des visites virtuelles. Les fournisseurs de solutions vérifiés seront informés des modifications apportées aux exigences auxquelles ils ont déjà attesté de se conformer. Lorsqu'une exigence a changé et qu'un fournisseur de solutions n'est plus en mesure de respecter les exigences de conformité, un processus de remédiation sera mis en place afin de garantir que le fournisseur de solutions dispose d'un préavis et d'un délai suffisants pour se conformer à la version mise à jour des exigences.

Les modalités et conditions du programme de vérification des visites virtuelles régissent la relation globale entre Santé Ontario et les fournisseurs de solutions.

La norme de vérification des visites virtuelles décrit un cadre et des exigences obligatoires que les solutions de visites virtuelles doivent démontrer pour être vérifiées par le programme de vérification des visites virtuelles de Santé Ontario.

Les fournisseurs de solutions qui souhaitent faire l'objet d'une vérification doivent demander à Santé Ontario de leur envoyer un dossier de soumission par courriel à verification@ontariohealth.ca. Le dossier de soumission comprend :

1. Lettre d'attestation;
2. Annexe A: Informations sur le fournisseur de solutions et la solution;
3. Annexe B: Exigences pour les solution vérifiées;
4. Annexe C: Sommaire de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP); et
5. Annexe D: Résumé de l'évaluation des menaces et des risques (EMR) ou audit SOC 2 de type 2 et questionnaire sur l'acquisition de logiciels pour la gestion de la chaîne d'approvisionnement.

Des informations supplémentaires concernant le programme et les critères de soumission sont décrites à Norme de vérification des visites virtuelles

Cela dépend du niveau de risque. Les risques élevés doivent être atténués avant la date de soumission, les risques moyens doivent être atténués dans les six mois suivant la date des évaluations de la protection de la vie privée et de la sécurité respectivement, et les risques faibles peuvent être atténués à la discrétion du fournisseur de solutions.

La date de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et de l'évaluation de la menace et des risques (EMR) est la date d'entrée en vigueur de l'EFVP et de l'EMR respectivement. Santé Ontario utilise cette date pour la surveillance des risques et la planification de la conformité. La date de soumission est la date à laquelle le fournisseur soumet sa candidature pour être vérifié. L'EFVP et de l'EMR doivent refléter la solution actuelle soumise au programme pour examen.

Un objectif clé du programme est de permettre aux fournisseurs de services de santé de sélectionner des solutions de soins virtuels qui répondent aux normes provinciales en matière de protection de la vie privée, de sécurité, de technologie, d'accessibilité et de fonctionnalité. À l'appui de cet objectif, une approche de marché ouvert a été adoptée.

Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée doivent être actualisées tous les trois ans ou en cas de modification de la solution, de la législation, de la politique ou des activités commerciales du fournisseur de solutions susceptible d'avoir une incidence sur la confidentialité des renseignements sur la santé ou sur les droits à la vie privée.

Les évaluations du risque de menaces doivent être actualisées tous les trois ans ou en cas de modification importante de la conception de la solution, de la politique ou des opérations commerciales applicables, susceptible d'avoir une incidence sur le niveau de sécurité de la solution.

Les audits SOC 2 de type 2 doivent être renouvelés chaque année. La certification ISO 27001 doit être renouvelée tous les trois ans, la certification OntarioMD tous les deux ans et la certification HiTrust tous les deux ans.

La page de vérification disponible à Norme de vérification des visites virtuelles fournit des liens vers les documents de programme suivants :

• La norme
• Modalités et conditions du programme
• Mises à jour du programme
• Glossaire : termes et mots liés au programme
• Modèle de maturité des soins virtuels : une ressource libre-service développée par Santé Ontario pour permettre aux organismes de soins de santé de mesurer et de comparer leur maturité dans l'utilisation de solutions de soins virtuels.

Oui, les DME qui ont été certifiés par OntarioMD doivent être vérifiés séparément par Santé Ontario. La certification OntarioMD répond à l'exigence 2.3.11 (Objectifs de contrôle de sécurité).

Le programme de vérification des visites virtuelles de Santé Ontario est aligné sur le programme de certification d'OntarioMD à trois égards :

• OntarioMD utilise son expertise opérationnelle en matière de certification des DME pour effectuer les tests de validation.
• Les fournisseurs certifiés OntarioMD satisfont automatiquement à l'exigence 2.3.11
• Le cycle d'actualisation de la documentation sur la protection de la vie privée et la sécurité soumise par les fournisseurs certifiés par l'OntarioMD correspond au calendrier de certification de l'OntarioMD.