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Énoncé sur les pratiques relatives aux collectes de renseignements

Autorisation de recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé

CCO tient généralement son autorisation de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels sur la santé et des renseignements personnels sur la santé de lois sur la protection de la vie privée, notamment la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), ainsi que la Loi sur le cancer et l’entente sur la déclaration et le protocole d’entente de CCO avec le Ministère de la Santé.

En tant qu’entité prescrite et personne prescrite, les pratiques en matière d’information de CCO doivent être étudiées et approuvées tous les trois ans par le commissaire à l’information et au respect de la vie privée de l’Ontario. Nos pratiques en matière d’information ont été étudiées et approuvées pour la dernière fois en 2017. Les renseignements suivants décrivent les pouvoirs conférés par la loi qui permettent à CCO de recueillir, d’utiliser et de communiquer ces renseignements.

Entité prescrite (EP)

CCO est désignée comme entité prescrite en vertu de l’article 45 de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS). Cela signifie que nous avons l’autorité de recueillir des renseignements personnels sur la santé sans le consentement des dépositaires de renseignements sur la santé, comme les établissements de santé ou certaines organisations et institutions gouvernementales. Nous sommes autorisés à utiliser ces renseignements aux fins de planification, de gestion et d’analyse du système de santé.

Personne prescrite (PP)

CCO est également désignée comme personne prescrite en vertu de l’article 39(1)(c) de la LPRPS en lien avec notre rôle de compilation et de conservation de renseignements sur le dépistage du cancer colorectal, du col de l’utérus et du sein dans le registre de dépistage du cancer de l’Ontario. Cette désignation confère à CCO l’autorité de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels sur la santé aux fins d’organisation ou d’amélioration de la prestation de soins de santé pour le cancer colorectal, du col de l’utérus ou du sein.  

Chercheurs

CCO administre un programme de recherche afin d’acquérir de nouvelles connaissances par le biais de la recherche épidémiologique, la recherche sur les interventions, les services de santé, la surveillance et les politiques, ainsi que la synthèse et la transmission de connaissances. Dans certaines circonstances, avec un plan de recherche approuvé par un comité d’éthique de la recherche, nous sommes autorisés à utiliser -à des fins de recherche- des renseignements personnels sur la santé qui ont été recueillis par une entité ou une personne prescrite.

Services de technologie de l’information

CCO offre des services de technologie de l’information aux fournisseurs de soins de santé afin de leur permettre de recueillir, d’utiliser, de modifier, de divulguer, de retenir ou d’éliminer des renseignements personnels sur la santé, ou d’échanger entre eux des renseignements personnels sur la santé. En fournissant ces services, nous agissons à titre de fournisseur de services électroniques (FSE), de fournisseur d’un réseau d’information sur la santé, ou les deux, en vertu des réglementations de la LPRPS. Ce rôle limite strictement notre utilisation de renseignements personnels sur la santé à ce qui est nécessaire pour appuyer les services électroniques offerts aux fournisseurs de soins de santé. 

L’AIPVP

CCO est une institution définie par l’AIPVP, et est assujettie à ses exigences. L’AIPVP régit la façon dont nous gérons et traitons les renseignements personnels et impose des exigences pour protéger la vie privée des personnes. L’AIPVP a des règles fondées sur deux hypothèses :

  • Une personne a le droit de contrôler ses propres renseignements personnels.
  • Les réglementations régissant le recueil, l’utilisation, la divulgation, la conservation, la sécurité et l’élimination des renseignements personnels sont indispensables à la protection de la vie privée.

CCO ne procédera à un recueil des renseignements personnels que si ce dernier est expressément autorisé par la loi, utilisés à des fins d’application de la loi ou nécessaire à l’administration d’une activité légalement autorisée. Nous n’utiliserons et divulguerons vos renseignements personnels uniquement comme le prescrit la Loi.

Notre autorisation de recueillir des renseignements personnels provient généralement de la Loi sur le cancer, de la LPRPS et du protocole d’entente et de l’entente de responsabilisation de CCO avec le ministère de la Santé.

Déterminer l’admissibilité aux financements des services de soins de santé

CCO recueille également des renseignements personnels sur la santé auprès des dépositaires de renseignements sur la santé afin de déterminer ou de vérifier l’admissibilité au remboursement des soins de santé ou des produits, services ou prestations connexes, conformément aux alinéas 39(1)a) et 49(6) de la LPRPS.

Sources des renseignements personnels sur la santé

CCO recueille des renseignements personnels sur la santé auprès de diverses sources en fonction de qui détient les données. Nous recueillons la plupart des renseignements auprès d’établissements tels que les hôpitaux, les cliniques, les établissements de santé indépendants et les laboratoires.

Nous pouvons également obtenir des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé auprès d’autres organismes gouvernementaux et de fournisseurs de données partenaire comme :

  • le ministère de la Santé;
  • le ministère du Travail;
  • le ministère des Services gouvernementaux;
  • les sociétés pharmaceutiques;
  • la commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail;
  • Services communs pour la santé Ontario;
  • les registres du cancer hors province;
  • le Réseau Trillium pour le don de vie;
  • l’Institut canadien d’information sur la santé;
  • l’Institut de recherche en services de santé.

Nous recueillons les renseignements personnels directement auprès de la population, si nécessaire, pour la mise en œuvre de nos programmes de dépistage du cancer, nos programmes destinés aux conseillers des patients et des familles et notre programme de remboursement de l’hémodialyse hors pays.

Utilisation des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé

En général, CCO utilise des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé pour les raisons suivantes :

  • étudier et produire des rapports sur l’utilisation, les effets et les tendances dans les diagnostics, les services, et les traitements dans la province;
  • estimer les besoins actuels et futurs en matière de services de soins de santé;
  • étudier les temps d’attente en matière de services de soins de santé;
  • faciliter la prestation des soins de santé grâce au Programme ontarien de dépistage du cancer;
  • déterminer l’admissibilité aux financements des services de soins de santé.

Ce qui suit décrit les types de renseignements personnels sur la santé et de renseignements personnels que nous recueillons et la façon dont nous les utilisons pour appuyer les programmes de CCO.

Programmes de lutte contre le cancer

CCO recueille des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé afin d’appuyer la planification et la gestion des services de cancérologie en Ontario ou pour les patients vivant en Ontario.

  • Renseignements relatifs aux dépenses pour les établissements de santé ou les services.
  • Données cliniques, y compris les images qui appuient les diagnostics, les traitements et les services fournis.
  • Renseignements sur le dépistage lié à la détection précoce du cancer ou aux risques de développer un cancer.
  • Les résultats déclarés par les patients, leur satisfaction et leur expérience pour faciliter les conversations avec les fournisseurs de soins de santé et augmenter dans l’investissement des patients dans les soins de santé.

Nous recueillons également des renseignements personnels sur la santé aux fins des programmes ontariens de dépistage du cancer, et nous utilisons ces renseignements pour l’envoi de lettres aux personnes admissibles pour :

  • les inviter à participer au dépistage;
  • les informer des résultats de leur dépistage;
  • les informer sur la marche à suivre en cas de résultats anormaux;
  • mettre les patients sans médecin de famille en contact avec un médecin si d’autres examens sont nécessaires;
  • produire des rapports à l’intention des fournisseurs de soins primaires pour les informer de leurs taux de dépistage du cancer, des résultats des tests de dépistage de leurs patients et de leurs besoins de suivi.

Les patients peuvent choisir de ne plus recevoir de lettre en relation avec ces programmes offerts par CCO en :

Centre de contact du dépistage du cancer
Cancer Care Ontario

18-505 University Ave

Toronto, Ontario  M5G 1X3

Télécopieur : 1-866-682-9534

Renseignements sur l’accès aux soins

Nous recueillons des renseignements personnels sur la santé liés aux initiatives conçues pour réduire les temps d’attente et améliorer l’accès des patients à des services de soins de santé :

  • Temps d’attente et efficacité en chirurgie - mesurer, gérer et rendre compte publiquement des temps d’attente en chirurgie pour près de 3 300 chirurgiens dans 121 sites de soins de santé; aider à saisir les données sur l’efficacité chirurgicale dans 850 salles d’opération en Ontario et à en rendre compte
  • Temps d’attente et efficacité de l’imagerie diagnostique - mesurer, gérer et rendre compte publiquement des temps d’attente et de l’efficacité de l’imagerie par résonance magnétique (IRM) et de la tomodensitométrie (TDM) dans 107 établissements de soins de santé.
  • Renseignements sur les salles d’urgence - utiliser le Système national d’information sur les soins ambulatoires (SNISA) pour mesurer, gérer et rendre compte publiquement du rendement des salles d’urgence dans 126 sites.
  • Renseignements sur les autres niveaux de soins - mesurer, gérer et rendre compte des patients qui occupent un lit d’hôpital et qui n’ont pas besoin de l’intensité des ressources ou des services fournis dans cet établissement de soins, dans 186 sites de soins de santé.
  • Échelle électronique canadienne de triage et de gravité (eETG) - améliorer la sécurité des patients et la qualité des soins en créant un outil électronique d’aide à la décision pour normaliser la manière dont l’échelle est utilisée.

Pour en savoir plus au sujet de ces initiatives, visitez la page du Plan du réseau d’Accès aux soins.

Renseignements sur le réseau rénal de l’Ontario

Le Réseau rénal de l’Ontario est une division de CCO qui conseille le gouvernement de l’Ontario sur les maladies rénales chroniques. Pour le Réseau rénal de l’Ontario, nous recueillons des renseignements personnels sur la santé visant à contribuer à la gestion et à la coordination des programmes de lutte contre les maladies rénales chroniques de la province. Nous utilisons les renseignements recueillis pour organiser et gérer de manière efficace la prestation de services en Ontario. Notre but est de réduire la charge de ces maladies pour la population et le système de santé de l’Ontario. Le Réseau rénal de l’Ontario fournit des décisions et des conseils fondés sur des données probantes au gouvernement pour l’aider à planifier, à programmer et à financer efficacement les services à l’appui de l’amélioration continue du système de soins rénaux en Ontario.

CCO fournit des rapports fondés sur l’analyse des renseignements personnels sur la santé rénale recueillis sur l’insuffisance rénale chronique. Les rapports sont transmis à la communauté des soins rénaux, qui comprend : le ministère de la Santé, les néphrologues et les centres de dialyse.  

Pour en savoir plus sur les services de traitement des maladies rénales chroniques en Ontario, visitez le site Web du Réseau rénal de l’Ontario

Archives du Réseau ontarien des soins palliatifs

CCO met régulièrement en lien des données administratives sur la santé afin de mieux comprendre l’expérience du patient tout au long de la phase de soins en fin de vie. Ces données permettent à l’équipe du Réseau des soins palliatifs de l’Ontario d’examiner les concepts liés à l’utilisation du système de santé, à l’identification des maladies, aux événements importants pour la santé, aux traitements et autres renseignements importants sur la santé.

Pour en savoir plus sur les services de soins palliatifs en Ontario, visitez le site Web du Réseau ontarien des soins palliatifs.

Renseignements orthopédiques

CCO recueille des données sur les résultats rapportés par les patients concernant les services orthopédiques auprès des hôpitaux qui fournissent ces services. Les renseignements aident les initiatives locales d’amélioration de la qualité et de recherche à évaluer la pertinence et l’efficacité de la chirurgie orthopédique.

Conseillers des patients et des familles

CCO recueille des renseignements personnels directement auprès des conseillers des patients atteints de cancer du rein et du cancer et de leur famille, qui lui fournissent des renseignements précieux. On s’en sert pour faire progresser une approche des soins de santé axée sur le patient et améliorer l’expérience du patient. Ces renseignements sont également utilisés pour répondre aux demandes, pour administrer le programme de participation et pour atteindre les objectifs de l’organisme.

Programme de remboursement

CCO recueille des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé afin de déterminer ou de vérifier l’admissibilité au remboursement des soins de santé ou des biens, services ou avantages connexes en Ontario. Le programme de remboursement de CCO comprend :

  • un Programme de financement des nouveaux médicaments;
  • un Programme de recueil de données;
  • un examen du Programme de révision cas par cas;
  • un Programme de brachythérapie;
  • un Programme à l’étranger;
  • une thérapie à base de récepteurs antigéniques chimériques (« CAR‑T »);
  • une subvention énergétique pour hémodialyse à domicile;
  • Programme de remboursement de l’hémodialyse hors pays.

CCO utilise les renseignements recueillis par l’entremise de ces programmes afin de déterminer l’admissibilité au remboursement des soins de santé aux patients et fournir des recommandations sur l’admissibilité au ministère de la Santé.

Élaboration et maintien des solutions de technologie de l’information

En tant que fournisseur de services de TI, CCO peut avoir besoin d’accéder aux renseignements lorsqu’il élabore, met à l’essai ou fournit du soutien en TI pour des technologies (p. ex. applications informatiques, portails Web) aux dépositaires de renseignements sur la santé ou autres fournisseurs de données partenaire.

Soutien à la recherche en santé

CCO recueille des données de qualité supérieure auprès des établissements de soins de santé, de patients et de partenaires du réseau de santé aux fins de recherches, et de gestion et planification du réseau de santé. Avec des partenaires dans l’ensemble du système de soins de santé, l’équipe d’experts de CCO utilise les données pour aider les fournisseurs de soins de santé, administrateurs de systèmes de santé, responsables politiques, chercheurs afin d’améliorer les réseaux de santé de l’Ontario et à fournir des soins cliniques de qualité supérieure. Nous offrons :

  • de l’orientation, des outils et conseils sur les services de santé, fondés sur la recherche
  • des rapports sur le cancer, les maladies rénales et d’autres sujets du réseau de santé
  • des renseignements sur la planification du système de santé pour garantir que l’Ontario peut répondre à la demande croissante de responsabilité, de meilleurs résultats, et d’expériences de patients améliorées.

Pour de plus amples renseignements à propos des données et de la recherche de CCO, visitez la page de Données et recherche

Protection des renseignements

CCO a mis en place des systèmes physiques, administratifs et techniques pour protéger les renseignements personnels et les renseignements personnels sur la santé dont CCO a la garde contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification. Les types de mesures de protection correspondent à la sensibilité, à la quantité, à la distribution et au format des renseignements. Ce qui suit décrit certaines des mesures de protection mises en œuvre par CCO pour protéger les renseignements.

Mesures de protection matérielle

  • Nous avons mis en place des contrôles pour sécuriser les locaux, y compris l’accès contrôlé aux bureaux de CCO.
  • Certains secteurs opérationnels qui traitent des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé nécessitent un accès restreint avec un niveau secondaire de contrôle d’accès.
  • Les employés sont identifiés de façon appropriée.
  • Les visiteurs font l’objet d’un contrôle approprié et reçoivent une autorisation pour se trouver sur les lieux.
  • La vidéosurveillance est utilisée à des fins médico-légales

Mesures de sécurité administratives

  • Nous utilisons des politiques, des ententes, un programme de formation et de sensibilisation à la protection de la vie privée et à la sécurité afin de renforcer la compréhension de l’employé et des tiers concernant la responsabilité inhérente à la protection des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé
  • Nous n’utilisons pas les renseignements personnels ni les renseignements personnels sur la santé auxquels nous avons accès dans le cadre de la prestation de services de technologie de l’information, sauf si cela est nécessaire pour fournir les services.
  • Nous avons mis en place un programme de gestion des atteintes à la vie privée afin d’identifier, de conserver, d’analyser et de signaler les atteintes à la vie privée. Nous avisons le dépositaire de renseignements sur la santé ou le fournisseur de données partenaire concerné de toute atteinte à la vie privée à la première occasion raisonnable.
  • Nous avons un programme complet d’évaluation et de gestion des risques en matière de protection de la vie privée pour nous assurer que les risques d’entrave à la vie privée sont identifiés, atténués et gérés de façon responsable.

Mesures de protection techniques

  • Nous mettons en place des normes de l’industrie et des examens afin d’assurer la sécurité :
    • des renseignements personnels et renseignements personnels sur la santé en notre possession;
    • du matériel et les systèmes de communication que nous utilisons.
  • Les données sont cryptées pendant la transmission à CCO et conservées sur des serveurs sécurisés.
  • Nos systèmes sont mis à l’essai et sauvegardés régulièrement, et nous avons un plan actif de récupération en cas de désastre.
  • Nous avons mis en place un système d’enregistrement, de surveillance et de vérification pour consigner quand des renseignements personnels sur la santé sont consultés ou transférés.

Divulgation de renseignements personnels sur la santé par CCO

Seul un nombre limité de membres du personnel disposent d’un accès aux renseignements personnels et aux renseignements personnels sur la santé au sein de CCO. Un dépositaire des données est affecté à chaque base de données, et cette personne est chargée du contrôle de l’accès aux bases de données. L’accès est limité aux membres du personnel qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions à CCO, par exemple, les analystes et le personnel de soutien des technologies de l’information. Leur accès fait l’objet de vérifications fréquentes et d’un examen annuel pour s’assurer qu’il demeure approprié.

Divulgation de renseignements personnels sur la santé par CCO

CCO ne divulgue pas de renseignements personnels sur la santé ni les renseignements personnels d’identification, à moins que la personne concernée y consente ou si cela est requis ou permis par la Loi.

Nous pouvons également communiquer les renseignements personnels sur la santé que nous avons recueillis aux fins d’une entité ou d’une personne visée par règlement :

  • aux chercheurs conformes aux exigences en matière de recherche indiquées dans la LPRPS, et si la recherche correspond à nos normes scientifiques et à notre mission et nos objectifs;
  • aux autres entités prescrites, personnes autorisées et certains organismes ou agences gouvernementales comme permis par la LPRPS.

Dans le cadre de la gestion du programme ontarien de dépistage du cancer, CCO divulgue vos renseignements personnels sur la santé pour :

  • déterminer si vous devez vous faire dépister pour le cancer
  • vous envoyer des lettres d’invitation ou de rappel pour le dépistage, pour vous informer de vos résultats de tests
  • s’assurer que votre médecin sait si vous avez passé des tests de dépistage ou si vous avez besoin de tests supplémentaires
  • vous mettre en lien avec un médecin si vous n’en n’avez pas un et si vous avez besoin de tests supplémentaires

Dans le cadre des programmes de remboursement, CCO peut également divulguer vos renseignements personnels sur la santé à des organismes tels que le ministère de la Santé ou la Fondation canadienne du rein et à des médecins en faisant la demande pour déterminer votre admissibilité au remboursement.

Demande d’accès aux renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé

CCO donne aux personnes le droit d’accéder à leurs renseignements personnels et de les corriger conformément aux exigences de l’AIPVP

Pour effectuer une demande, visiter la page sur les Demandes en vertu de l’accès à l’Information.

Communiquer avec le Bureau des avis juridiques et du respect de la vie privée

Si vous avez besoin de renseignements ou si vous avez des préoccupations liées à la conservation des données de CCO, de ses pratiques relatives aux renseignements ou de son programme de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec nous à l’adresse suivante :

En ligne : Formulaire de communication
Courriel : legalandprivacyoffice@cancercare.on.ca
Téléphone : 416-217-1816

Communiquer avec le commissaire à l’information et au respect de la vie privée de l’Ontario

Vous avez le droit de soumettre toute inquiétude ou plainte au sujet des pratiques de CCO relatives aux renseignements en communiquant avec :

Commissaire à l’information et au respect de la vie privée de l’Ontario

2, rue Bloor Est, Bureau 1400
Toronto, ON  M4W 1A8

Téléphone : 416-326-3333 ou 1-800-387-0073

ATS/TTY : 416-325-7539       
Télécopieur : 416-325-9125
Courriel : info@ipc.on.ca
Site Web : www.ipc.on.ca